Las 9 claves del email profesional efectivo

1.-El asunto es un elemento crucial en todo email.
Antes de pulsar “enviar”, toma un momento para escribir una línea de asunto que describa con precisión el contenido, dando a tu lector una razón concreta para abrir el mensaje.
La mayoría de los profesionales recibe más de 50 correos electrónicos al día. Por tanto, si tu línea de asunto no es clara -o, peor aún, si está en blanco – has desperdiciado tu primera oportunidad para llegar con claridad a tu interlocutor.

Recuerda que tu mensaje no es el único en el buzón del destinatario. Una línea de asunto clara ayudará a un profesional ocupado para decidir que tu correo electrónico merece ser leído.

2.-Elabora un mensaje claro y centrado en los puntos a comunicar.
Utiliza un lenguaje claro y directo en tus mensajes. No seas difuso ni des enormes rodeos para comunicar lo que pretendes.

Si el correo electrónico contiene varios puntos a tratar, enumera esos puntos para asegurarte de que el receptor pueda seguir con claridad tu razonamiento y no se salta ninguno de ellos al leerlo.

Si son temas muy diferentes los que se trata en el email, mejor separarlos en 2 mensajes diferentes. Al receptor le será luego más fácil buscar el mensaje o contenido que necesite.

3.-En la medida de lo posible evita los archivos adjuntos.
En lugar de adjuntar un archivo que el lector tendrá que descargar y abrir en un programa separado, es más efectivo copiar y pegar la parte más importante del documento en el propio cuerpo del mensaje. De ese modo reducirás el número de pasos que el lector tendrá que dar para ver y actuar sobre tu mensaje.

Por supuesto, en los casos que sea imprescindible, o en el caso de documentos de gran tamaño, etc…, envía el archivo adjunto.

4.-Identifícate claramente.
Cuando hablas por teléfono por primera vez con alguien seguro que haces primero una introducción diciéndole quien eres y desde donde le llamas. Con el email ha de suceder lo mismo. Muchas personas envían emails sin la presentación adecuada a remitentes que no les conocen.

Además, es importante que si esperas una respuesta del email, fáciles la información para que la persona actúe: una dirección, un número de teléfono, etc…

5.-Selecciona bien a los destinatarios del mensaje.
En los correos dirigidos a varios destinatarios, en muchas ocasiones se peca de enviar un mensaje a personas que realmente no necesitarían recibirlo. A veces por costumbre ponemos una cantidad enorme de personas en copia que tienen muy poco que ver con el asunto tratado.
Ciñe tus mensajes a las personas concretas que tendrán que tener conocimiento o actuar sobre ese tema.

6.-Piensa dos veces antes de darle a enviar.
Si en el momento que escribes estás enfadado o alterado, es mejor dejar ese email como borrador y darle un nuevo vistazo una vez te hayas calmado. Muchas veces al leer después lo que habías escrito te darás cuenta de que posiblemente utilizar ese tono o lenguaje no te iba a beneficiar en absoluto.
Desde un poco de perspectiva serás capaz de remitir un mensaje mucho más objetivo y efectivo enfocado en lograr el objetivo sin necesidad de causar daños que luego tal vez cuesten mucho de reparar.

7.-Revisa a fondo tu mensaje.
Nada causa una peor impresión que enviar un mensaje con faltas de ortografía o sintaxis.
Verifica que tu email está correctamente escrito, y que tus ideas son trasmitidas con la suficiente claridad para que todos los puntos que quieres trasmitir se entiendan.
Te llevará muy poco tiempo hacerlo, y darás una impresión muy profesional.

8.-Distinguir entre situaciones formales e informales.
No es lo mismo enviar un email a un amigo que a un cliente. O a un familiar que a tu jefe.
En el lenguaje coloquial utilizamos un tipo de lenguaje y signos (emociones, etc…) que no suelen ser los adecuados en la comunicación profesional.
Adapta siempre tu estilo de comunicación a la tipología de mensaje que estás enviando y a las características del receptor del mismo.

9.-Responder con prontitud.
La persona profesional, es efectiva en su respuesta. Sabe ponderar muy bien cual es el tiempo de respuesta aceptable en cada tipo de mensaje. Y actúa en consecuencia. No deja los mensajes recibidos pendientes de respuesta durante largos periodos en su bandeja de entrada.

2 comentarios de “Las 9 claves del email profesional efectivo

  1. Josep Sanvisens dice:

    Me parecen nueve claves que pueden tener un doble efecto.
    Que la persona que lo recibe decida abrir el email.
    Que a parte del contenido muestre una imagen favorable de la persona que lo envia.
    GRACIAS POR ESCRIBIR. UN ABRAZO

    • jmvicedo dice:

      Así es, Josep. El email se ha convertido en una herramienta de comunicación tan importante hoy en día, que bien merece que le prestemos un mínimo de atención en cuanto a tener en cuenta algunos detalles que pueden transformar nuestros mensajes. En muchas ocasiones no valoramos lo suficiente que a través de nuestros mensajes estamos ofreciendo una primera impresión o una imagen de nosotros mismos que a lo mejor no es la más adecuada. Y eso puede solucionarse y llevarse a un nivel superior simplemente cuidando pequeños detalles.
      Muchas gracias por el comentario y un fuerte abrazo.

Deja un comentario

* El descuento es solo valido para España

¡Gracias por suscribirte!

¡AHORA SOLO FALTA UNA COSA!

Te hemos envíado un email de confirmación para que podamos verificar que es una persona real. Cuando confirme su email, le llevará automáticamente a una página de Máximo Potencial donde descargará el Audiolibro y verás el código del cupón de descuento.