Cómo delegar de manera efectiva: las 10 claves de la delegación

¿Conoces las ventajas de delegar? ¿Cómo delegar?

Sin duda una de las mejores opciones a la hora de conseguir ser mucho más efectivos con el uso de nuestro tiempo es a través de la delegación. Algo teóricamente imposible como es multiplicar o «estirar» el tiempo, se vuelve posible cuando comenzamos a delegar de manera efectiva. Veamos a continuación diez claves fundamentales para lograrlo:

1.-Haz una lista de las cosas que podrías delegar.
Este es un buen punto de partida. En muchas ocasiones no delegamos infinidad de cosas porque ni siquiera nos hemos parado a reflexionar sobre si se podrían delegar. Si dedicas un tiempo a pensar en posibles tareas que ahora estés realizando y que podrías delegar, te garantizo que te sorprenderás. Vas a comenzar a descubrir un buen número de tareas que con un poco de organización por tu parte, o a través de pequeños desembolsos económicos son perfectamente delegables. Y una vez delegadas esas tareas, dispondrás inmediatamente de una «bolsa de tiempo» para dedicar a temas más importantes.

2.-Elige a personas que sean capaces de realizar la tareas y que tengan la disposición necesaria para hacerlo.
Este es un punto fundamental. No se trata solo de delegar una tarea, sino de que esa delegación la realices a través de la persona adecuada. Es importante que te preguntes tanto si esa persona o equipo tienen las capacidades necesarias para hacerlo y además si tienen la disposición adecuada para hacerlo eficazmente. Es frecuente cometer el error de delegar algo en alguien que o bien no estaba debidamente preparado para acometer esa tarea, o bien por falta de interés produce un resultado deplorable. Es muy importante esa labor previa de selección de la persona adecuada.

3.-Explica de manera clara las razones de por qué delegas en ellas y los resultados que esperas.
Dejar desde el principio claro el porque de la confianza en esa persona y el estándar de rendimiento que se espera, es un factor fundamental para delegar con éxito. A mayor claridad en esas explicaciones, mayor efectividad por mas partes a lo largo del proceso. Cuando tu le dices a alguien que tienes confianza plena en sus capacidades para desarrollar esa tarea y que sabes que será capaz de realizar un trabajo del nivel requerido, estas potenciando su autoestima y habilidades.

4.-Dales a esas personas la autoridad y la capacidad de decisión sobre el proyecto, pero conserva la responsabilidad última del mismo.
Si delegas, no puedes convertirte en un «espía» de lo que está haciendo en todo momento la persona o equipo en el que has delegado. Han de tener su autonomía. Por descontado que la responsabilidad última y el establecimiento del estándar es tarea tuya, pero es imprescindible que dejes un espacio de libertad si pretendes que cada persona en la que delegas de lo mejor de si.

5.-Permite a tus colaboradores establecer sus propias prioridades, pero encárgate tú de fijar los plazos.
Relacionado con el punto anterior, permite que tus colaboradores se organicen del modo que estimen más conveniente y que establezcan su propio plan de trabajo y prioridades. Pero por descontado tú has de fijar los plazos de realización de cada una de las etapas de la tarea y la fecha o momento en el que tendrá que estar lista. nunca olvides que una tarea sin un plazo concreto de realización tiene todas máximas posibilidades de no ser completada nunca.

6.-Establece un sistema efectivo de supervisión mientras se esté realizando la tarea.
Cuanto más importante sea la tarea delegada o mayor su magnitud, tanto más importante es este punto. Tú has de establecer cual será el procedimiento de control y seguimiento mientras se realiza la tarea. Una pequeña reunión diaria o semanal, un pequeño informe explicando la evolución cada varios días,etc… Pero es importante que la persona en la que has delegado tenga claros los puntos de control que tendrá a lo largo del proceso.

7.-Manténte disponible por si precisan hacerte alguna consulta a lo largo del proceso.
Una aclaración a tiempo puede evitar los daños que supondría darnos cuenta de ese enfoque erróneo cuando la tarea ya está terminada. Por tanto, deja claro a la persona o equipo en la que delegues que si te necesitan para consultar algo, estás a su disposición. Con esta filosofía el nivel del resultado final se ajustará a las expectativas que tengas y no habrá sorpresas de última hora.

8.-Aunque al principio debas dedicar algo de tiempo a explicar procesos, siempre será un tiempo bien invertido una vez todo esté funcionando.
En muchas ocasiones, el principal argumento que muchas personas utilizan para justificar el por qué no delegan es el siguiente: «tardo más en explicar como se hace la tarea que haciéndola».  Y aunque esto sea cierto para la primera vez, te garantizo que una vez hayas explicado adecuadamente el proceso, vas a empezar a ahorrar cantidades inmensas de tiempo para dedicar a otros temas o tareas de mayor importancia e impacto. En esos primeros momentos lo que estás haciendo es invertir un tiempo que te rendirá unos dividendos extraordinarios en el futuro.

9.-Conviértete en un catalizador que alimenta la motivación de su equipo animándoles a dar lo mejor de ellos mismos.
Las personas que delegan de manera efectiva son verdaderos maestros en el arte de motivar a los demás. Demostrando una gran confianza en su equipo o colaboradores, saben sacar lo mejor de cada uno de ellos. Y eso finalmente se convierte en una inercia que hace que cada vez esas personas o equipos sean capaces de enfrentar mayores retos. Pero es fundamental esa tarea catalizadora tuya como líder para que todo ese movimiento positivo cristalice en grandes resultados.

10.-Elogia siempre el trabajo bien hecho.
Y por último, es tremendamente importante que siempre valores en su justa medida un trabajo bien hecho. Los seres humanos siempre estamos hambrientos de reconocimiento. Y nada desmotiva más que una falta de reconocimiento cuando sabemos que lo merecemos. No seas tacaño ofreciendo elogios. Es lo justo, y además el elogio honrado y sincero es uno de los elementos más importantes para forjar equipos de excelencia.

Te animo a que comiences a aplicar estas claves en todas aquellas tareas que puedas delegar. Te garantizo que aplicándolas lograrás que tus resultados se multipliquen.