¿Qué relación existe entre la productividad y los procedimientos de trabajo? ¿Qué es la productividad? ¿Es posible incrementar la productividad cambiando los procedimientos de trabajo? Cuando reflexionemos sobre la definición de productividad podremos concluir que para alcanzar una buena productividad necesitamos hacer las cosas correctas de forma correcta. En este artículo nos vamos a centrar en la segunda parte de esta frase. Vamos a determinar si lo que hacemos, lo hacemos de forma correcta, o si es mejorable.

En nuestro día a día desempeñamos nuestras tareas con un determinado procedimiento de trabajo. Se trata de algo que aprendimos en una cierta ocasión, y que desde entonces lo hemos venido repitiendo día tras día sin que muy probablemente nos hayamos vuelto a cuestionar por qué lo hacemos así.

Durante este mes de agosto he tenido la necesidad de sustituir a varios de mis compañeros que se encontraban de vacaciones. Así, he podido evaluar muchas de las tareas que ellos realizan habitualmente. Me ha sorprendido encontrar algunos procedimientos de trabajo obsoletos. Se trata de cuestiones que se siguen haciendo tal y como las diseñamos hace muchos años. Los tiempos han cambiado. ¿Dónde está la evolución? ¿Qué se ha mejorado? Nada. Se sigue haciendo tal cual se decidió entonces, y desde ese momento, nadie se ha cuestionado si existe la posibilidad o la conveniencia de mejorarlo. Las circunstancias han cambiado. La tecnología también, y así, seguir haciendo lo mismo que hacíamos entonces carece de sentido.

En nuestro día a día, la actividad nos envuelve y nos dificulta detenernos a analizar qué hacemos, y lo más importante, cómo y por qué lo hacemos. Lamentablemente, en muy contadas ocasiones tenemos la posibilidad, capacidad o a lo mejor el interés para detenernos y analizar qué hacemos, cómo lo hacemos, y cómo lo podríamos mejorar. Esta razón no puede resultar una excusa en si misma, pues denota la existencia de un procedimiento mal planificado. La revisión de los procedimientos de trabajo debe ser parte del propio procedimiento.

Cuando se produce un cambio en alguna persona del departamento, o simplemente alguien se va de vacaciones, se produce una ruptura de la rutina, y resulta una ocasión extraordinaria para encontrar ese espacio de mejora que siempre existe, y que no es habitual identificar por las cuestiones ya descritas.

Cuando finalizo esta reflexión sobre los procedimientos de trabajo de los demás, someto los míos a revisión. Mi sorpresa es que también son mejorables. Existe posibilidad de mejora, y esto es algo que si no realizo este ejercicio, posiblemente no habría detectado.

Cuando aprendemos a hacer algo, establecemos el procedimiento. Éste, con la repetición se acaba convirtiendo en un hábito, y si no lo revisamos de forma periódica observaremos que el proceder resulta obsoleto en muy poco tiempo.

Me alegro del descubrimiento, y doy por bien empleado el esfuerzo de la sustitución. Realizar el trabajo de los demás no es ni mucho menos sencillo, pues algo que ellos hacen en muy poco tiempo por ser habitual en su día a día, puede resultar complejo para la persona que no lo realiza de forma habitual. Ahora bien, este desconocimiento de la rutina es precisamente lo que permite identificar qué precisa de mejora.

El descubrimiento ha resultado maravilloso, especialmente por las conclusiones que he podido obtener de mi propio desempeño. Así, me comprometo a revisar todos mis procedimientos periódicamente.

Gracias al ejercicio que he realizado, creo haber incrementado mi productividad. Me ha resultado sorprendente ver cómo algo que supuestamente estaba funcionándome muy bien, cuando me lo he cuestionado, he conseguido mejorarlo. Lo más sorprendente es que tras varios días aplicando la mejora, cada vez me resulta más increíble no haberla aplicado con anterioridad.

Te propongo que practiques este ejercicio. Pregúntate : «¿por qué hago esto así?». Si la respuesta que obtienes es «porque siempre lo he hecho así«, ten claro que acabas de encontrar algo que es mejorable. Acabas de descubrir algo que necesita ser revisado y cambiado. El porque siempre lo he hecho así no es una justificación de nada, y viene a demostrar la necesidad de cambio.

Yo me he comprometido a realizarme las siguientes preguntas para todos los procedimientos y cosas que hago habitualmente:

¿Por qué hago esto así?

¿Lo que hago ahora se puede mejorar?

¿Existen otros procedimientos que me permitan ejecutar la tarea de forma más eficiente y con un menor coste?

¿Esto se puede automatizar?

Cuando detecto que en un mismo día hago 2 veces la misma cosa, creo que debo poder acabar automatizándolo.

¿Las herramientas que utilizo son las mejores que puedo utilizar? ¿Podría renovarlas o actualizarlas?

Es posible que detectemos que con una pequeña inversión, nuestra productividad podría incrementarse de forma considerable.

¿Tengo la formación adecuada para obtener el 100% del rendimiento de las herramientas que utilizo?

Una pequeña inversión en formación me puede permitir realizar algo de forma más sencilla y productiva.

Pensemos que pequeños cambios, realizados de forma continuada en el tiempo acabarán generando un gran cambio en nuestro desempeño y productividad personal.

Si en tu caso acabas descubriendo áreas de mejora a través del proceso que comento, te invito a que lo compartas con nosotros en forma de comentario más abajo.

0 comentarios de “Revisa tus procedimientos de trabajo y aumenta tu productividad

  1. Miguel Angel dice:

    Josep,

    La cuestión de la delegación que comentas es sin duda una de las claves fundamentales de la productividad. El carácter limitado del tiempo hace imprescindible que nos planteemos la delegación como una de las claves para el crecimiento.

    Gracias por tu aportación.

    Miguel Ángel Guilló

  2. Josep Sanvisens dice:

    Todas las cosas se pueden hacer siempre de otra manera, nos esforzaremos en buscarla si interiorizamos esta creencia. Nuestro enemigo es la rutina, junto a la tendéncia que tenemos de ser reacios a los cambios.
    ¡Excelente cuestionario José Manuel! Es para tenerlo a mano y realizarlo periódicamente. Si me lo permites te sugiero una pregunta mas: ¿Puedo delegar, o encargar a una empresa externa, esta tarea?
    GRACIAS POR ESCRIBIR

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