En enero de 2.010 me propuse estudiar en profundidad los procesos, tareas, y en definitiva todo aquello que estuviese relacionado con mi productividad personal. Coincidiendo con el comienzo de aquel año, hice una apuesta firme por mejorarla, y por automatizar todo aquello que pudiese ser automatizado. Llegué a la conclusión de que si la vida se mide en unidades de tiempo, todo aquello que pudiese hacer para gestionar mejor mi productividad, me podría permitir hacer las cosas en menor tiempo, y ganar así más vida.

Tomé la determinación de no invertir ni un segundo en nada que pudiese ser automatizado. Si mi mejor activo era precisamente el tiempo, era momento entonces de preocuparme en primer lugar de esta cuestión.

Detecté que la gestión del e-mail consumía muchos de mis recursos. Mi bandeja de entrada se encontraba siempre llena de e-mails, y por más que gestionaba, siempre estaba llena. Incluso llegué a tener la sensación de que mi trabajo se basaba en responder e-mails, y que mi gestión estaba a merced de lo que recibía.

En el artículo «7 reglas para la gestión del e-mail» recogí algunas ideas que me ayudaron a conseguir avances en este camino. Ahora, me gustaría comentar una nueva idea, que también va en esta dirección.

Todos formamos parte de ciertos colectivos, asociaciones, grupos de amigos, …, o simplemente, nos hemos suscrito a ciertos newsletters o boletines sobre determinadas cuestiones que nos interesan. Pues bien, cuando me aparecían e-mails de este tipo en la bandeja de entrada, tenía la tentación de abrirlos, empezar a leerlos, y en definitiva, a «saltar» desde lo que estaba haciendo a la nueva propuesta que acababa de recibir.  Esto me provocaba una pérdida del hilo y una desconexión de lo que tenía planificado como objetivo para ese momento. Da la casualidad de que lo que recibía se correspondía con suscripciones que había realizado voluntariamente; eran cuestiones de mi interés y deseo. De ahí que la motivación para su lectura inmediata era muy alta.

Pues bien, voy a comentar lo que decidí hacer, y el resultado que conseguí con ello.

1 – Creé una carpeta dentro de la bandeja de entrada con cada una de estas cuestiones. De este modo, creé «Asociación X», «Asociación Y», «Grupo A», «Grupo B»,…

2 – Creé una regla automática (menú herramientas>reglas) que identificaba los emisores de la comunicación, o las temáticas. En definitiva, creé unos filtros automáticos que me permitían detectar y clasificar todos los mails en función de los parámetros definidos. La última regla fue solicitar que el mail no lo mostrase en la bandeja de entrada, sino en la carpeta que había creado para cada temática.

3 – Observé que el número de e-mails relacionados con todas estas cuestiones en mi bandeja de entrada se redujo drásticamente. Aún así, de vez en cuando aparecía alguno. Simplemente aprovechaba la ocasión para analizar qué debía ser mejorado en la regla, y lo incluía.

4 – Tras 3-4 revisiones, el sistema funcionó perfectamente, y ningún mail de este tipo apareció más en la bandeja de entrada.

5 – Planifiqué un cierto tiempo de forma diaria para acceder a las citadas carpetas, y leer y contestar todos los mails pendientes de gestión en las mismas.

Inmediatamente me di cuenta que cuando leía y contestaba todos los e-mails, de forma sistemática, y dentro de un espacio de tiempo previamente definido me ayudaba a mejorar la concentración durante la jornada, y a reducir los tiempos dedicados a la lectura y gestión de los e-mails de forma considerable.

¿Te ha ocurrido en alguna ocasión lo que yo percibí en 2010?. Cuéntanos tu experiencia, y comparte con nosotros cómo has conseguido mejorar tu productividad personal. Tu caso será de ayuda y utilidad para todos nosotros.

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