El e-mail se ha convertido en una de las herramientas fundamentales de comunicación, y dada la cantidad de tiempo que podemos llegar a invertir en su gestión, es importante conocer y aplicar ciertas reglas que nos ayudarán a mejorar nuestra productividad y eficacia.

1 – Asignemos bloques de tiempo cada mañana y cada tarde para comprobar y gestionar los e-mails.

En el mundo digital parece que la inmediatez es lo importante. La posibilidad de recibir los mensajes directamente tanto en el ordenador de la oficina como en los dispositivos móviles que nos acompañan, parece que nos requiere una respuesta inmediata.

Sin duda, es posible que ciertos asuntos lo requieran, y en estos casos, puede ser necesario o aconsejable hacerlo. Ahora bien, esta gestión inmediata no es algo que debamos aplicar como regla general, pues podríamos estar comprometiendo nuestra productividad personal.

Si atendemos cualquier e-mail recibido de forma inmediata, podríamos concluir que nuestra productividad va a depender de los e-mails recibidos. Podríamos acabar dedicándonos a lo que nuestros interlocutores deseen, y no a lo que resulta importante para conseguir nuestros objetivos. No nos olvidemos de que el e-mail no es más que un canal de comunicación, y que ante la gran cantidad de información que podemos recibir, debemos ser muy selectivos, y establecer ciertas reglas que nos permitan conseguir lo que es verdaderamente importante, que no es la inmediatez de las respuestas, sino la consecución de los objetivos personales y profesionales.

Proponemos establecer un horario fijo y predeterminado de 1-2 horas por la mañana, y 1-2 horas por la tarde. La cantidad de tiempo debe ser algo flexible, que debe ser fijada en función del volúmen habitual que cada uno tenga. Es importante que esté limitada, y que se realice siempre a las mismas horas.

Debemos comprometernos a no gestionar la bandeja de entrada fuera de estos espacios de tiempo.

2 – La regla de los dos minutos. Podemos convertir los e-mails en tareas.

Cuando recibamos un e-mail, debemos plantearnos si la gestión o la respuesta que requiere nos ocupará más de dos minutos. Cualquier e-mail que requiera menos de dos minutos para ser respondido de forma adecuada, debemos responderlo en ese mismo momento. Si por el contrario, la respuesta o gestión precisa de más de dos minutos, debemos convertir el e-mail en tarea, y gestionarlo en otro momento (lo incluiremos como e-mail para ser gestionado en lista cerrada como veremos en el punto siguiente). En este caso, es posible que para dar respuesta a lo que nos plantean necesitemos la participación de algún compañero, la búsqueda de cierta información,… Por ello, implicamos a las personas necesarias, ponemos en marcha la búsqueda de la información, y aplazamos la respuesta al momento en que contemos con todo ello.

Cuando convirtamos un e-mail en una tarea, podría resultar de utilidad aplicar etiquetas  al e-mail que nos permitan clasificarlo con posterioridad en función de la acción que requiera por nuestra parte.

3 – Trabajemos con listas cerradas de e-mails.

Debemos asignar un espacio de tiempo diario para responder los e-mails que no fueron resueltos o respondidos de forma inmediata cuando comprobamos la bandeja de entrada. En el punto anterior, comentábamos la conveniencia de responder cualquier e-mail que nos ocupase menos de dos minutos, y convertir en tarea aquellos e-mails que implicasen más de ese tiempo. Pues bien, todos los mails que hayan quedado pendientes, deben ser resueltos en el momento que previamente definamos. Ahora es importante asignar no sólo el espacio de tiempo, sino también qué e-mails deben quedar resueltos.

Trabajar con listas cerradas con una cantidad finita y definida de cuestiones nos va a permitir concentrarnos única y exclusivamente en eso, aumentando así nuestra productividad.

4 – La limpieza de la bandeja de entrada.

En la gestión del e-mail, igual que con cualquier otra cuestión, la limpieza y el orden es algo fundamental. Resulta frecuente comprobar cómo amigos, familiares o colaboradores gestionan sus bandejas de entrada sin demasiado orden. Mantener en la bandeja de entrada todos los e-mails, mezclando los que están pendientes de acción, los que ya están resueltos, o simplemente los que no son más que información (que no requieren ninguna acción por nuestra parte) no es lo más adecuado.

Proponemos añadir una carpeta, y sólo una carpeta con el nombre de «SOLUCIONADO», donde podemos mover cualquier e-mail de la bandeja de entrada que ya esté resuelto, o que no requiera más atención por nuestra parte. De este modo, la bandeja de entrada debe contener única y exclusivamente los mails pendientes de gestión.

Si lo hacemos así, nuestro enfoque estará única y exclusivamente en las cuestiones pendientes, y no tendremos ninguna distracción ni pérdida de tiempo en cuestiones que no lo requieran.

Si tuviésemos que pagar 5 Euros por cada e-mail que tuviésemos en la bandeja de entrada al finalizar el día, ¿cuántos dejaríamos ahí cada jornada?. Apliquemos esta regla y veremos cómo aumenta nuestra productividad.

5 – Evitemos discusiones y conversaciones por e-mail.

Es frecuente que un e-mail viaje entre nuestra bandeja de entrada y la de nuestro interlocutor como si fuese una pelota de pin-pon. Debemos evitar cualquier discusión a través del e-mail. Este sistema de comunicación funciona, y es muy productivo para lo que es. No olvidemos que cuando necesitemos entablar una conversación, con preguntas-respuestas, el e-mail no es el medio adecuado. ¿Podríamos acabar solucionando la cuestión mediante una llamada telefónica de forma más rápida y efectiva?. Pues hagámosla. Evitemos invertir mucho tiempo en algo que pueda ser solucionado con menor coste a través del teléfono o cualquier otro medio.

6 – La importancia del asunto.

Para tener las máxima productividad, y permitir que nuestros destinatarios de e-mails también la tengan, el asunto es muy importante. Debemos recoger en él de forma breve y concisa de qué tratamos en el e-mail. Tanto nosotros como nuestro destinatario debemos saber de qué trata el mail sin necesidad de abrirlo.

Cuando respondemos un e-mail, es frecuente mantener el asunto incluido por la persona que inició ese e-mail. Si vemos que al responder, el asunto no contiene la información relevante que debe contener, simplemente debemos cambiarlo. Debemos comprobar que cuando lo enviemos, el asunto de nuestro e-mail sí contiene la información precisa.

7 – Decidamos quiénes deben ser los destinatarios del e-mail.

El tiempo de nuestros destinatarios vale tanto como el nuestro. Debemos evitar incluir en copia a personas que no precisan recibir nuestro e-mail.

Es frecuente incluir más personas de las necesarias como destinatarios de los e-mails. Esto ocurre especialmente en grandes compañías, donde incluir a la mayor cantidad de gente parece que es lo recomendable para que todo el mundo esté enterado del asunto. Parece que si incluimos a más personas, la responsabilidad de lo que ocurra está más repartida, pues todo el mundo es conocedor del asunto. Debemos aprender a valorar el tiempo de nuestros destinatarios, y si entendemos que no es imprescindible incluirlos, no debemos hacerlo.

Es habitual responder a los mails mediante la opción «responder a todos». Por ello, consideremos que todas las personas que incluyamos, probablemente van a ser «bombardeadas» por las respuestas que cualquiera de los destinatarios realicen.

Si estas cuestiones te han sido de utilidad, déjanos tus comentarios. Si tienes nuevas propuestas o ideas sobre esta materia, nos gustaría conocerlas. Compártelas con nosotros!.

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