La calidad y cantidad de nuestros resultados dependen de nuestra productividad. Para poder desempeñar nuestras actividades adecuadamente, es importante poder dedicarnos a ellas con la concentración necesaria.

¿Cuántas veces estamos desempeñando una tarea y simplemente estamos pensando en otras cosas? ¿Nos ha ocurrido que cuando leemos un libro estamos leyendo pero pensando en otras cosas? ¿Es esta la manera adecuada de leer el libro?

Si esto ocurre, podríamos estar padeciendo el síntoma de la «mente ocupada«. Bajo los efectos del mismo, no es posible que desempeñemos nuestras tareas adecuadamente, y en consecuencia, la calidad de nuestros resultados será inferior a la necesaria.

Para poder desarrollar nuestro máximo potencial, es preciso tener la capacidad de comprometer el 100% de nuestras facultades en lo que estemos realizando, y para ello, es fundamental que nuestra mente no se encuentre distraida por otras cuestiones.

Cualquier cosa que nos preocupe, que requiera acción por nuestra parte, y que no hayamos podido realizar hasta ese momento estará en nuestra mente, ocupando un espacio relevante que no nos va a permitir descansar y enfocarnos en las cuestiones importantes.

Por ello, proponemos unas reglas que nos ayudarán a mejorar nuestra concentración y resultados.

1 – Liberemos nuestras mentes.

Es necesario concentrar el 100% de nuestra mente y energía en el proyecto o tarea que tenemos delante de nosotros en cada momento. Necesitaremos liberar cualquier pensamiento que tengamos en la mente y que pueda ser una fuente de distracción.

La solución pasa por registrar todas las tareas o pensamientos que tengamos en cada momento. ¿Qué pasa si no lo hacemos? Nuestros recursos mentales están invertidos en no olvidar ciertas cuestiones que son importantes. Así, estamos comprometiendo la capacidad para actuar como agenda.

¿Por qué debemos utilizar algo tan valioso como nuestra mente para trabajar como algo tan sencillo como una agenda?

Si nos proponemos registrar todo lo que pase por nuestra mente, y establecemos un procedimiento para hacer el seguimiento de estas cuestiones, conseguiremos liberarnos y enfocarnos en lo importante, que son las cuestiones que debemos abordar en cada momento.

Cuando pongamos en marcha esta metodología observaremos que nuestra concentración aumenta, y nuestros resultados serán de mejor calidad.

Resulta curioso ver cómo con nuestro ordenador, abrimos sólo los programas que necesitamos ejecutar para no sobrecargar la memoria RAM, y sin embargo, no nos preocupa ocupar nuestra memoria personal con cuestiones que no necesitamos en ese momento. ¿Por qué? ¿Acaso pensamos que nuestra capacidad es ilimitada?

Para el correcto desempeño de esta metodología será necesario llevar con nosotros siempre algún elemento de registro que nos permita liberar cualquier cuestión que pase por nuestra mente en cada momento. Las ideas o pensamientos nos fluirán en cualquier momento del día, y por ello, debemos contar con una herramienta para registrarlos. Puede ser algo muy sencillo como una libreta, o algo más complejo, como una grabadora de voz, un móvil donde tomar notas, o cualquier ordenador portátil. Lo importante es que sea de acceso muy rápido para que no nos cueste efectuar el registro del pensamiento cuando se produzca.

2 – Clasificación de tareas

Una vez hemos escrito la totalidad de las cuestiones que tenemos en nuestra mente, contaremos con una lista que contiene las cosas que nos ocupaban la mente. Ahora debemos agruparlas para poder ejecutarlas con un cierto orden o lógica. Cuando tengamos dos o más tareas relacionadas con una misma meta, podemos darles el carácter de proyecto. Pues bien, agrupemos todas las tareas que estén relacionadas con un proyecto.

El hecho de establecer los distintos proyectos que tenemos en ejecución nos permitirá que nuestra mente lo dimensione todo adecuadamente, y le dé carácter de objetivo o meta a cada uno de ellos.

Si además de por proyectos, efectuamos una agrupación de las tareas por tipo, conseguiremos incrementar la productividad de forma considerable. Por ejemplo, si tenemos que hacer 10 llamadas importantes a lo largo de la semana para los distintos proyectos en marcha, sería recomendable reservar un espacio de tiempo en nuestra agenda para realizarlas todas conjuntamente. Si lo hacemos así conseguiremos mayor concentración y productividad que si nos dedicamos a hacer llamadas de forma desordenada, a todas las horas y días de la semana.

Lo mismo ocurriría con la redacción de e-mails, reuniones, … En la medida de lo posible debemos agrupar las tareas de un mismo tipo. La mente precisa un cierto tiempo para enfocar lo que va a realizar. Por ello, si realizamos todas las tareas de un mismo tipo de forma continuada, una detrás de otra, se reduce considerablemente el tiempo de transición entre tareas, y la productividad crece. Observaremos que si realizamos todas las llamadas conjuntamente, redactamos todos los mails del día de forma conjunta,… el tiempo que invertiremos al final del día será muy inferior que si lo realizamos sin este orden.

La productividad del hombre multitarea que hace todo durante todos los días es limitada o nula. Por ello, la concentración de tareas en bloques por tipos, y su ejecución conjunta puede ser una solución importante.

3 – Planificación

Con una cierta periodicidad, y preferentemente de forma semanal, debemos asignar espacios de tiempo para el desempeño de las tareas que hemos clasificado dentro de cada proyecto. De este modo, semanalmente, debemos analizar las tareas realizadas para cada proyecto, y determinar las que quedan pendientes de ejecución, asignando así prioridades para su realización.

Es posible que durante la planificación nos surjan nuevas ideas o tareas para realizar. Es el momento de volver al punto 2, y registrarlas en el lugar que corresponda.

La planificación nos va a permitir acabar haciendo lo que debemos a lo largo de la semana. Se trata de planificar las cuestiones importantes que deben ser realizadas. De este modo, reducimos el espacio a la improvisación, y nos enfocamos hacia lo importante, siendo esta una de las claves fundamentales de la gestión del tiempo. Ya sabemos que el tiempo es limitado. Por ello, al hacerlo así, no es que consigamos hacer muchas más cosas. Lo verdaderamente importante es que podamos acabar haciendo lo que es importante. Por ello, atenderemos las cuestiones importantes para la consecución de nuestros objetivos.

4 – Seguimiento

Cuando realizamos el seguimiento, podemos ver el grado de cumplimiento de las cuestiones planificadas. Comprobaremos el porcentaje de tareas completadas, las que han debido ser aplazadas, analizaremos el motivo del aplazamiento,… Con este ejercicio empezaremos a ver las verdaderas causas de no haber podido ejecutar lo que teníamos previsto, y empezaremos a detectar los «ladrones de tiempo». Podremos asombrarnos de la eficacia y potencia de este ejercicio. Poco a poco iremos reduciendo el tiempo que entregamos a esos «ladrones de tiempo», y aumentaremos nuestra productividad.

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