Las 6 claves para delegar y alcanzar el éxito en cualquier proyecto

Delegar es una de las tareas más complejas y delicadas a las que se enfrenta cualquier directivo del mundo empresarial.

¿Qué es delegar?

Según la Real Academia de la Lengua Española (RAE), delegar es darle la jurisdicción a otra persona para que haga sus veces, o le confiera su representación.

Efectivamente, en esta definición de delegar entendemos que se trata de encomendar una tarea a alguien para la que ejecute por nuestra cuenta. De este modo, al delegar, estamos permitiendo a alguien que realice cualquier cosa en nuestro propio nombre, como si fuésemos nosotros quienes la realizásemos.

¿Por qué es tan complicado delegar?

Cuando delegamos cualquier tarea, estamos otorgando a esa persona la posibilidad de que la ejecute en nuestro propio nombre, y así, estamos asumiendo la responsabilidad de algo que realmente no ejecutamos nosotros directamente. Ello implica que para que la delegación sea efectiva, es necesaria la preexistencia de confianza en la persona a la que deseamos delegar o encomendar una determinada tarea.

Necesitamos tener la confianza y seguridad de que esa persona va a tener la capacidad y el interés en desempeñar esa tarea con el nivel de exigencia y estándar de calidad necesarios.

¿Qué ventajas tiene delegar?

El carácter limitado del tiempo dificulta que una misma persona pueda desarrollar todas las tareas que un determinado proyecto requiere. Es frecuente encontrar directivos que trabajan al 100% de su capacidad, y que precisamente por ello acaban suponiendo el freno para el desarrollo del proyecto en si.

A través de la delegación se produce un efecto multiplicador de las capacidades de las personas. La delegación consigue incrementar la capacidad de la organización en su conjunto, pasando desde lo que uno puede hacer a lo que uno puede controlar. Se produce de este modo un cambio desde la capacidad de ejecución personal a la capacidad de control, ampliando de forma muy considerable lo que se puede llegar a alcanzar a través de la participación de otras personas. Así, la delegación permite incrementar la cantidad y la calidad de los resultados que se obtienen, y es una clave importante en la gestión del tiempo.

¿Por qué existe tantas reticencias a delegar?

Las principales causas por las que tenemos dificultades para delegar son :

1 – Dificultad para encontrar personas con el compromiso, estándar de calidad y/o capacitación necesarias para llevar a cabo las tareas que queremos delegar.

2 – Falta de confianza en esas personas que aun sabiendo que están perfectamente capacitadas para el ejercicio de esa responsabilidad, no cuentan con nuestra confianza para encomendarle lo que queramos delegar.

3 – Necesidad de tener todo el entorno bajo nuestro propio control, no aceptando la participación de terceras personas en el ejercicio de nuestra responsabilidad. Es frecuente encontrar casos en los que no se delega para guardar una cierta distancia con el entorno, y tratar de seguir manteniendo el control de determinadas tareas.

4 – Falsa creencia de que para que algo se haga bien, es necesario hacerlo en primera persona.

Estas cuatro razones, que aparentemente parecen muy reales y poderosas, realmente no lo son. Son parte de los mitos, o de las razones que nos explicamos diariamente para autoconvencernos de la dificultad de delegar. Si las analizamos de forma aislada y en profundidad, encontraremos que existen fórmulas efectivas para acabar solucionando todas y cada una de ellas, y conseguir alcanzar una delegacion efectiva.

¿Cuáles son las 6 claves para poder desarrollar una delegación efectiva?

1 – Formación. Para poder contar con un equipo a nuestro alrededor en el que podamos delegar, necesitamos invertir cuantos recursos sean necesarios en su formación. No es sólo una cuestión de aptitud, sino también de formas. Es posible que las personas que nos rodean estén perfectamente formadas. Sin embargo, nuestro estándar de calidad y excelencia es personal de cada uno de nosotros, y es algo que requiere ser transmitido para que el entorno aprenda lo que queremos y cómo lo queremos hacer.

2 – Todo ejercicio de delegación implica control. En muchos casos, el concepto de delegación es mal entendido. Se confunde la delegación con el olvido. Eso es precisamente el claro ejemplo de lo que no debemos hacer. Delegar supone trasladar la tarea a otra persona, y tiene implícita la necesidad de seguir controlándola. Como veremos a continuación, una de las mejores formas de ejercer ese control es precisamente a través del establecimiento de unos objetivos, y comprobar constantemente el cumplimiento de los mismos.

3 – Hagamos un listado de todas las tareas que realizamos diariamente. A continuación, podemos preguntarnos :

¿Es necesario que esta tarea la haga yo?”

¿Es conveniente que la haga yo?

¿La puedo delegar?

¿Qué persona de mi entorno la puede desarrollar? En el supuesto de que la respuesta a esta pregunta es que no hay nadie actualmente a quien podamos encomendarle la tarea, deberíamos designar una persona a quien tras un período de formación pudiese realizarlo correctamente.

Cuando nos hagamos estas preguntas para cada una de nuestras tareas habituales, encontraremos que muchas de ellas son perfectamente delegables, y descubriremos que podemos incrementar fácilmente nuestro potencial de desarrollo a través de la delegación.

4 – Debemos evolucionar el modelo de delegación, desde las tareas a las áreas. Es mucho más motivador, y genera mejores resultados cuando delegamos áreas de actividad, y no tareas específicas. Pensemos en la persona que recibe la responsabilidad de la ejecución. La motivación y la visión en conjunto será bien diferente si la persona se siente responsable del área en su totalidad. Contará con una visión mucho más amplia que le permitirá realizar su acción de forma global para la consecución del objetivo en si.

5 – Debemos establecer objetivos. Una buena fórmula para alcanzar una delegación efectiva es marcando unos objetivos claros, que sean medibles y cuantificables. Esto permitirá realizar evaluaciones de forma regular en las que tanto la persona que delega la tarea/área, como la que ejecuta la tarea/área delegada pueden saber en todo momento la evolución y el grado de cumplimiento de las metas que se hayan establecido.

6 – Debemos desarrollar un clima de confianza en el que las personas que asumen la responsabilidad de las tareas se encuentren cómodas para el desempeño de su trabajo. Es imprescindible laexistencia de un clima libre de miedo, en el que las personas toman sus decisiones libremente, sin miedo a la equivocación.

Debemos estar preparados para el error, y asumirlo como propio.

Como siempre, existe un camino alternativo, que es el trabajo en primera persona, pero ya conocemos cuál es el límite y el resultado. La única fórmula de éxito que puede generar un crecimiento de la organización de forma ordenada y constante es a través de la delegación.

Un comentario de “Las 6 claves para delegar y alcanzar el éxito en cualquier proyecto

  1. Josep Sanvisens dice:

    Delegar puede confundirse facilmente con sacarse trabajo de encima para que otros lo realicen. Tu escrito de hoy Miguel Ángel evita claramente esta confusión.
    Saber delegar es un arte. La persona delegada ha de comprender que ponemos en sus manos una responsabilidad que es nuestra, en base a la confianza que nos merece. Bajo este prisma podemos conseguir su satisfacción y su mejora profesional e incluso personal.
    En caso contrario verá la delegación como una orden de trabajo, y su situación como una máquina que hace una función.
    GRACIAS POR ESCRIBIR

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