Si somos capaces de detectar nuestros ladrones de tiempo, y trabajamos para bien eliminarlos, bien para minimizarlos, conseguiremos incrementar nuestra productividad personal.

¿Qué son los ladrones de tiempo?

Diariamente desempeñamos nuestro trabajo rodeados de e-mails, llamadas telefónicas, reuniones, interrupciones,… Todo esto que puede resultar imprescindible para el desarrollo de nuestro trabajo, si no lo gestionamos bien puede acabar convirtiéndose en ladrones de tiempo, y en una fuente de pérdida de nuestra productividad diaria.

¿Por qué son peligrosos los ladrones de tiempo?

Los ladrones de tiempo nos mantienen ocupados durante mucho tiempo. Nos hacen sentirnos ocupados, y cuando la valoración de nuestro trabajo se realiza en función de la ocupación, podríamos incluso acabar sintiéndonos bien por lo “ocupados que estamos”. Debemos tener presente que lo que hace que avancemos en nuestros proyectos es que seamos productivos, y no que estemos ocupados. Así, podemos encontrar personas que se sienten satisfechas porque “están trabajando mucho”, porque “están muy ocupadas”, sin que nada de todo ellos esté relacionado en modo alguno con su productividad, ni por supuesto con sus resultados.

¿Cómo detectar los ladrones de tiempo?

No es sencillo. El día a día, y la rutina van a ser nuestra principal resistencia para que continuemos manteniendo nuestros hábitos en “piloto automático”. Va a resultarnos más sencillo seguir haciendo lo que hacemos que pararnos, analizar, detectar dónde están nuestras fugas de productividad, y cambiar nuestros hábitos. Ahora bien, como siempre, el deseo de querer mejorar, de querer conseguir resultados, y por supuesto, de querer alcanzar nuestras metas con menos esfuerzo van a ser nuestros mejores aliados para detectar esos “ladrones de tiempo“.

La propuesta es sencilla. Veamos cómo podríamos hacerlo para cada uno de ellos :

1 – El ladrón de tiempo del e-mail

Al finalizar el día, comprobemos nuestra “bandeja de elementos enviados”. Detectemos cuántos e-mails hemos respondido. Comprobemos también todos los mails que hemos recibido y que hemos leído o procesado de algún modo durante el día.

En el caso de los e-mails enviados, incluso podemos analizar a qué horas los hemos respondido.

Muy probablemente, detectemos que nuestras respuestas se han ido sucediendo a lo largo del día, y que realmente hemos estado contestando de forma contínua. Del mismo modo, comprobamos que los mails recibidos los hemos estado leyendo también de forma contínua durante el día. ¿Es esto lo que detectamos? Muy probablemente será así, pues este proceder resulta bastante común.

Así vamos a empezar a ver que efectivamente, nuestra actividad de lectura y respuesta de los mails se ha acabado convirtiendo en un ladrón de tiempo. Más adelante veremos algunas ideas para mejorar este mal hábito que acabamos de detectar.

2 – El ladrón de tiempo de las llamadas telefónicas.

Cojamos un papel en blanco y dediquemos la cara delantera para registrar las llamadas entrantes que atendemos, y la otra cara para registrar las llamadas que realizamos nosotros. Cada vez que recibamos o realicemos una llamada, debemos contabilizarla con una simple raya en cada una de las caras, según proceda.

Al finalizar el día, contabilizaremos el total de cada una de estas dos categorías, y muy probablemente nos sorprenderá la cantidad resultante, y así acabaremos descubriendo otro de esos llamados ladrones de tiempo.

3 – El ladrón de tiempo de las reuniones.

Las reuniones es uno de los ladrones de tiempo más importante. Es una de las fugas de productividad más importante.

Para detectarlo, bastaría con realizar un registro de las reuniones a las que asistimos, y tratemos de responder unas simples preguntas :

a. ¿Cuánto tiempo hemos invertido en esa reunión?

b. ¿Existía un orden del día perfectamente establecido que ha sido respetado desde el principio al fin de la reunión?

c. ¿Para qué era la reunión?

d. ¿Qué se ha conseguido?

e. ¿Hemos acabado la reunión fijando un plan de acción claro y específico para acabar consiguiendo el objetivo para el que se ha convocado?

Cuando tratemos de responder estas preguntas, quizá descubramos que la cantidad de reuniones a las que asistimos, y el tiempo que empleamos en cada una de ellas no guarda relación con los resultados que conseguimos.

También dedicaremos un apartado para tratar de solucionar esta cuestión de las reuniones.

4 – El ladrón de tiempo de las interrupciones.

Igual que hacíamos con el registro de las llamadas, podemos utilizar otro folio para ir registrando todas las interrupciones que experimentamos a lo largo del día. Cada interrupción supone “echar el freno de mano” en lo que estábamos haciendo, y cambiar nuestra atención desde eso a lo que nos están proponiendo.

Nuestra mente tarda un cierto tiempo en alcanzar la concentración en la tarea que vamos a desempeñar. Así, encontramos que cuando vamos a desarrollar cualquier tarea, debemos invertir un coste fijo en enfocarnos en lo que vamos a hacer, comprender la naturaleza de la cuestión que pretendemos solucionar, determinar posibles vías de solución,… Este tiempo es efectivamente fijo, pues debemos invertirlo cada vez que nos iniciamos en cualquier tarea. De este modo, cada interrupción hace que acabemos invirtiendo tiempo tanto en la nueva cuestión que nos están proponiendo, como en volver a recuperar nuestra actividad anterior, cuando tratemos de volver a ella.

El registro y análisis de las interrupciones será fundamental, pues nos permitirá determinar la cantidad de veces que volvemos a “invertir o malgastar” tiempo en volver a reenfocarnos en nuestra actividad.

5 – El ladrón de tiempo de la navegación en internet, redes sociales y otras nuevas tecnologías

Es frecuente que durante el desarrollo de nuestra jornada nos surjan ciertas inquietudes o curiosidades, que en muchos casos incluso acaba despertando un gran interés en nosotros, y nos sentimos tentados a despejar en ese preciso instante. Así, acabamos dejando de lado lo que veníamos haciendo, y simplemente abrimos el explorador para buscar lo que se nos ha ocurrido, cogemos el móvil para responder ese mensaje que hemos recibido, o simplemente para ver si alguien nos ha escrito algo en nuestro “muro” de facebook, twitter,…

Esta práctica, también podría estar incluida dentro de la categoría de ladrón de tiempo de las interrupciones, si bien la principal diferencia entre ambas es precisamente que aquí somos nosotros los que la provocamos. Nosotros mismos nos estamos auto-boicoteando para que nuestra productividad se reduzca.

Aquí hemos enumerado los 5 principales ladrones de tiempo, pero cada uno de nosotros, somos capaces de generar otros muchos que no están contenidos en esta relación. Lo importante es que si verdaderamente queremos mejorar nuestra productividad, la calidad de nuestros resultados, y en consecuencia, la calidad de nuestras vidas, debemos comprometernos a identificar todo aquello que creamos que puede ser esa “fuga de productividad” para tratar de minimizarlo, o incluso reducirlo si creemos que no nos aporta nada.

Tras concluir esta primera fase de diagnóstico contaremos con una herramienta de valor que nos va a ayudar a identificar los hábitos que estamos llevando a cabo de forma diaria, y la razón por la que a pesar de que entendemos que trabajamos mucho, nuestros resultados no están en sintonía con el esfuerzo y la dedicación que estamos empleando. Efectivamente, acabaremos concluyendo que estamos trabajando mucho, y cuando contabilicemos la totalidad de los mails leídos, respondidos, llamadas recibidas, llamadas realizadas, … nos daremos cuenta que efectivamente su número es muy cuantioso, pero precisamente en esa cantidad, y en el procedimiento de gestión de todas esas actuaciones está la razón de nuestra escasa productividad.

La buena noticia es que con esta nueva herramienta que acabamos de generar vamos a ser capaces de incrementar nuestra productividad enormemente. Nos vamos a poder convertir en personas de acción que persiguen resultados, y para las que el fin no va a seguir justificando el medio en que se hacen las cosas. Descubriremos cómo podemos generar resultados de alto valor con mucho menos esfuerzo, simplemente tratando de poner orden y metodología en todo lo que hacemos.

¿Cómo?

Te pido un voto de confianza y que leas los próximos artículos que vamos a publicar en breve sobre esta materia. Propondremos soluciones a todo esto, y una metodología contrastada para revolucionar tu productividad y mejorar la forma de hacer las cosas.

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