Gestionar nuestras tareas a través de bloques de tiempo es una clave de productividad personal.

Cuando iniciamos cualquier tarea, necesitamos unos instantes para enfocar nuestra atención en lo que vamos a desarrollar. Así, la gestión de esa labor, será la suma del tiempo de enfoque inicial y del tiempo del desarrollo de la tarea en si. Cuando realizamos nuestras tareas de forma desorganizada, saltando de una a otra, acumulamos esos tiempos de enfoque inicial, reduciendo de este modo nuestra productividad personal.

Para la mejor comprensión de esta cuestión, podríamos analizar qué ocurre en las empresas gráficas. Para la impresión de cualquier soporte, es necesario realizar la preparación de la máquina, la composición de los colores, … Este tiempo de ajuste es independiente de la cantidad de producción que vayamos a realizar. Imprimamos 1 hoja o 100.000, el tiempo de ajuste inicial es exactamente el mismo. De este modo, el coste de ajuste inicial por unidad se reduce de forma considerable ante aumentos en la cantidad de producción.

En los últimos años, los fabricantes de maquinaria no se han centrado tanto en el incremento de las velocidades de impresión, como en la necesidad de desarrollar sistemas de impresión muy flexibles, que permitan cambiar de un trabajo a otro en escasos minutos. En definitiva, han pretendido generar sistemas donde el tiempo fijo de arranque (que no es productivo) sea lo más pequeño posible.

Pues bien, en nuestra gestión del tiempo ocurre exactamente lo mismo. Requerimos de un cierto tiempo para adaptarnos a cada tarea, y ese tiempo es independiente de la tarea en si. Es lo que se conoce como coger o perder el hilo de algo. Cada vez que saltamos de una cosa a otra, necesitamos “coger el hilo”.

Si aprendemos a gestionar nuestra productividad personal a través de bloques de tiempo, en los que agrupamos determinadas tareas que son comunes entre si, el tiempo de enfoque se reduce, y de este modo, conseguimos incrementar nuestra productividad de forma considerable.

Para empezar, deberíamos asignar categorías a las distintas tareas que debemos desempeñar, generando grupos. Cada tarea pertenecerá a uno de esos grupos previamente establecidos. Así, podremos crear bloques de llamadas telefónicas, gestión de e-mails, visitas, … Podemos crear tantos grupos como necesitemos, si bien, la condición importante es que todas las tareas que se encuentren dentro del grupo deben tener una naturaleza común.

Pues bien, una vez lo tenemos todo ordenado por tipología, podemos asignar espacios temporales en los que poder desempeñar cada grupo de tareas. Por ejemplo, cuando establecemos una franja horaria para realizar todas las llamadas del día, observaremos que en muy poco tiempo y de forma continuada podremos resolver cuestiones que si lo hacemos de forma salteada nos ocuparía mucho más tiempo.

Comparemos dos situaciones :

– Situación 1. Desempeñamos una tarea, y atendemos todas las llamadas conforme nos van entrando. Al mismo tiempo, durante el desempeño de la tarea principal, atendemos a los compañeros que entran en nuestro despacho para resolver cualquier duda que tengan sobre su trabajo. La conclusión de nuestra tarea inicial se ha ido postergando debido a las continuas interrupciones que se van produciendo.

– Situación 2. Tenemos las tareas clasificadas por categorías. Asignamos un espacio de tiempo para cada categoría, y las desempeñamos dentro de ese marco temporal. Así, cuando nos encontramos en el desarrollo de la tarea, las llamadas telefónicas que nos pudieran estar entrando no las atendemos. Simplemente pedimos que tomen nota de las personas que nos llaman para responderlas todas conjuntamente. No aceptamos interrupciones de compañeros mientras hacemos otras cosas, con el compromiso de que tendremos un tiempo asignado para cada uno de ellos, en el que atenderemos todas y cada una de las dudas que puedan tener, sin interrupciones, ni de otros compañeros, ni de llamadas,… Ese tiempo será para resolver todas las cuestiones que ellos necesiten.

¿Qué situación crees que es más productiva? Parece evidente que la situación 2 permite una mayor productividad personal, y una mejor administración del tiempo. Observemos que en la situación 1, necesitamos acumular varios tiempos de enfoque para una misma tarea. Cada vez que desconectamos de nuestra tarea y saltamos a otra, empezamos a sumar. Al final de una mañana, si esto nos ocurre con una cierta frecuencia, acabaremos no haciendo prácticamente nada. Acabaremos cansados, pero realmente nuestro trabajo habrá sido poco efectivo.

En la situación 2, por contra, nos encontramos que nuestro tiempo está muy bien optimizado. Es el caso de la imprenta que imprime 100.000 unidades. Hace una única preparación y ajuste de máquina, y la amortiza a lo largo de esa gran cantidad. Así, la repercusión del ajuste inicial por unidad de producción es realmente despreciable.

Este cambio en el hábito con que gestionamos nuestro día a día supone muy poco esfuerzo, y ofrece un resultado muy positivo. Te animo a que lo pruebes, y te convenzas de que efectivamente funciona. Te agradeceré que si efectivamente obtienes alguna conclusión la compartas con todos nosotros en forma de comentario.

0 comentarios de “La gestión mediante bloques de tiempo como clave de productividad personal

  1. Josep Sanvisens dice:

    Excelente Miguel Angel!
    Lo resumiria en una frase: Hacer lo que hay que hacer cuando se tiene que hacer.
    MUCHAS GRACIAS

Deja un comentario

* El descuento es solo valido para España y para tu primer pedido con el cupón

¡Gracias por suscribirte!

¡AHORA SOLO FALTA UNA COSA!

Te hemos envíado un email de confirmación para que podamos verificar que es una persona real. Cuando confirme su email, le llevará automáticamente a una página de Máximo Potencial donde descargará el Audiolibro y verás el código del cupón de descuento.