¿Te has preguntado cuántas horas dedicas cada día a la gestión de tu bandeja de entrada?

Seguro que llegas a la conclusión de que muchas. Tantas que incluso podrías decir que vives una gran parte de tu día a día en ese lugar llamado “Bandeja de entrada”.

El email está identificado como una herramienta extraordinaria, pero al mismo tiempo es uno de nuestros principales “ladrones de tiempo”. Por ello, es importante aprender a gestionarlo adecuadamente para poder desarrollar una productividad personal extraordinaria.

Llevo tiempo estudiando las respuestas que realizo a los mails recibidos, y observo que en numerosas ocasiones, existen ciertas pautas de repetición en los textos que utilizo para mis respuestas. Me pregunto si existe algún modo para automatizar este proceso. Cuando encuentro que realizo la misma tarea o respuesta en más de una ocasión, siempre me surge la necesidad de aplicar ahí la automatización de algún modo para reducir el tiempo empleado en el desempeño de esa tarea que he identificado como rutinaria, y/o automatizable. Así evitaré perder el tiempo una y otra vez escribiendo algo que puede ser automatizado.

En este caso, veo que la solución podría pasar por la creación de plantillas para responder automáticamente los emails que detecto que pueden ser respondidos de forma automática.

Si utilizas MICROSOFT OUTLOOK 2013 como gestor de emails, voy a comentarte algunas ideas que podrían ser útiles para solucionar este problema, y realizar así respuestas automáticas de emails a partir de plantillas o textos preestablecidos. Si no fuese el caso, más abajo encontrarás también otras soluciones que pueden ser de tu interés.

1 – Cómo automatizar la gestión del email en Outlook 2013. Responder emails automáticamente a través de “pasos rápidos”

  • En la pestaña INICIO de OUTLOOK 2013 encontrarás el menú “PASOS RÁPIDOS”.
  • Haz click en “NUEVO PASO RÁPIDO” > “PERSONALIZADO”
  • Indica el nombre por el que quieres identificar esa acción. Este nombre debe ser lo más breve posible, pero al mismo tiempo, debe permitirte identificar correctamente la acción.
  • Elige la acción que desees realizar. En este caso, si lo que pretendes es responder un email, podrías elegir “RESPONDER A TODOS”
  • Haz click en “MOSTRAR OPCIONES”
  • En el campo TEXTO puedes escribir el email de respuesta que quieres establecer como respuesta estándar.
  • Outlook te permite la opción de crear una tecla para el acceso abreviado. De este modo, puedes configurar hasta 9 acciones rápidas de forma abreviadas, que ejecutarás automáticamente al presionar la combinación de teclas que elijas.
  • Haz click en “Finalizar”
  • Observarás que en el menú de “pasos rápidos” aparece la regla que acabas de crear.
  • Ya tienes esta acción lista para poder responder cualquier email de forma automatizada, con muy pocos pasos, y sin tener que repetir esa respuesta día tras día.

2 – Cómo automatizar la respuesta de emails a partir de plantillas previamente establecidas

En muchas ocasiones necesitarás explicar a compañeros, clientes,… determinados procedimientos, o tienes que responder cuestiones que acaban resultando habituales sobre una determinada cuestión. Observa que el contenido del email acaba siendo siempre el mismo, y por ello, tiene todo el sentido que puedas grabar un email-plantilla que vas a acabar mandando a todos aquellos que precisen esa respuesta. Una vez más crear este tipo de emails-plantilla te va a permitir alcanzar una productividad personal extraordinaria, evitando tener que repetir la redacción de contenidos que son siempre iguales. Escribirlos una y otra vez realmente no te va a aportar ningún valor añadido

Veamos cómo podrías hacer esto con unos simples pasos :

  • Para poder realizar esta automatización vas a necesitar tener operativa la opción de “DESARROLLADOR” en el menú superior de Outlook. Si no lo tuvieses operativo, puedes activarlo en ARCHIVO > OPCIONES > PERSONALIZAR CINTA DE OPCIONES. A continuación, haz click en el menú derecho para que la opción “DESARROLLADOR” esté activa.
  • Abre un nuevo email
  • Redacta el asunto y el contenido del email que quieras establecer como plantilla
  • Cuando lo tengas, haz click en ARCHIVO > GUARDAR COMO e indica el nombre que quieras darle a esa plantilla.
  • Debes grabarlo con el tipo de archivo “PLANTILLA DE OUTLOOK”.
  • Selecciona el lugar de tu disco donde quieras grabar esa plantilla. Te recomiendo crear una carpeta donde ubiques todas las plantillas automáticas de respuesta.
  • Ya cuentas con la plantilla. Crea tantas como necesitas hasta contar con todas las respuestas automáticas que necesites para aumentar tu productividad y mejorar la gestión de tu tiempo.
  • Cuando quieras mandar un email a partir de una plantilla, puedes hacer click en “DESARROLLADOR”. Elige la opción “ELEGIR FORMULARIO”.
  • Elige la opción “Plantillas del usuario en el sistema de archivos”, y EXAMINAR la ubicación para elegir la carpeta donde tienes guardadas todas tus plantillas.
  • Elige la plantilla que necesitas
  • Te aparecerá el email que necesitas. Indica el nombre del destinatario, y Listo!!!!

3 – Creación de reglas automáticas que te permitirán responder automáticamente varios emails de forma simultánea con un mismo mensaje en función de la categoría que hayas asignado.

Si identificas que en tu bandeja de entrada aparecen constantemente emails con peticiones repetitivas, que siempre requieren unas determinadas acciones por tu parte podrías buscar el mecanismo de automatización para mejorar la productividad respondiéndolos todos de forma simultánea y automática.

Supón que constantemente recibes peticiones de cotización de precios, y que para poder efectuar el correspondiente cálculo necesitas solicitar al remitente una serie de información o plantilla con la información necesaria.

Para responder de forma automática este tipo de emails periódicos y constantes podrías aplicar el siguiente procedimiento :

  • Crea la categoría “Solicitar info para oferta” . La creación de categorías simplificará mucho tu gestión del email, y te ayudará a realizar un grado de automatización importante en tu gestión.
  • En el menú superior INICIO, haz click en CATEGORIZAR > TODAS LAS CATEGORÍAS
  • Selecciona uno de los colores, y haz click en CAMBIAR NOMBRE para ponerle “INFO OFERTAS”
  • Asigna las TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO que consideres para categorizar los mails de forma rápida con tan sólo dos teclas. Recuerda que la productividad personal es cuestión de muchas pequeñas cosas. Así, aunque no lo creas, crear accesos directos, teclas rápidas para tareas repetitivas te ayudarán a conseguir la máxima productividad. No es lo mismo ejercer una acción cogiendo el ratón, buscando el menú, submenú, sub-submenú,… que activarla automáticamente con un CTRL+F2 (por ejemplo).
  • En la bandeja de entrada, selecciona todos los emails que se correspondan con la categoría que estás tratando de automatizar, en este caso, la de petición de ofertas. Recuerda que para hacer una selección múltiple puedes hacer click sobre el primero, presionar CTRL, y sin soltar esta tecla seleccionar el resto de emails.
  • Cuando los tengas todos seleccionados, aplica la categoría que has creado previamente a todos los emails en cuestión.
  • Haz click en REGLAS > CREAR REGLAS > OPCIONES AVANZADAS
  • Haz click en la condición que se deba de cumplir para que el software pueda identificar esos emails. En este caso, podría ser que está “asignado a la Categoría INFO OFERTAS” (Haz click y selecciona la categoría que hayas creado previamente)
  • Haz click en “SIGUIENTE”
  • Haz click en RESPONDER USANDO UNA PLANTILLA DETERMINADA (Haz click para seleccionar la plantilla que previamente has grabado)
  • Graba la regla asignando el nombre que te permita identificarla con posterioridad
  • Asigna ahora la categoría que has creado para todos los emails de tu bandeja de entrada que cumplen con ese criterio.
  • Cuando hayas aplicado la categoría a todos, haz click en REGLAS>ADMINISTRAR REGLAS Y ALERTAS>EJECUTAR REGLAS AHORA.
  • Observarás que todos los emails que has marcado con esa categoría quedarán respondidos automáticamente con la plantilla que has establecido.
  • Si quieres ponerle “la guinda” a este pastel, añade otra acción que te mueva todos estos emails a la bandeja de “SOLUCIONADO” una vez estén resueltos. De este modo, te desaparecerán automáticamente de tu bandeja de entrada, y podrás despreocuparte de ellos. Ten en cuenta que cuantas más cosas incluyas en la regla automática, menos tareas tendrás que hacer tú manualmente, y en consecuencia, mayor será tu productividad. Ya sé que puedes pensar que eso tan solo te ocupa “1 segundo”. Si te pregunto cuántos emails gestionas en 1 año, quizá te des cuenta la cantidad de segundos que puedes ahorrar. Para 1 email quizá no valdría la pena, pero cuando te acostumbres a gestionarlo todo de forma automatizada, observarás que tus horas cuentan verdaderamente con 3600 segundos, en los que puedes hacer otras muchas cosas no rutinarias.

4 – Aplicaciones que pueden ayudarte a mejorar tu productividad para responder emails

Si no trabajas con Microsoft Outlook 2013 de forma habitual, tienes a tu disposición otras opciones y herramientas que también pueden ser muy válidas ti. Si este es el caso, te recomiendo un par de aplicaciones que te ayudarán a mejorar tu productividad personal a través de respuestas de emails automáticas :

Estas dos herramientas son muy útiles. Te permiten grabar palabras, frases o párrafos que pueden ser introducidos en cualquier email al teclear el código o referencia que hayas asociado a los mismos.

Con estas herramientas, si vinculas el texto “Muchas gracias por su email. Le confirmamos que lo hemos recibido, y que vamos a proceder a realizar la producción de los artículos solicitados por Vds” al comando #gracias, cuando introduzcas #gracias en el contenido de un email, el programa sustituirá ese comando por el párrafo asociado.

Espero que estas herramientas y trucos te sean de ayuda para multiplicar tu productividad personal. Simplemente me gustaría hacerte unas cuantas preguntas para ayudarte a ver la importancia de la automatización.

  • ¿Cuántos emails escribes cada día? ¿Y al cabo de un año?
  • ¿Cuántas veces introduces el mismo encabezado, despedida, o un determinado párrafo en tus emails?
  • ¿Cuántas veces escribes emails muy similares sobre determinadas cuestiones cada día?
  • Considerando los emails que puedes llegar a escribir con estos parámetros en el plazo de un año, ¿crees que podrías obtener el equivalente a varios días de trabajo libre o vacaciones si automatizases tu gestión?
  • ¿Qué más podrías conseguir o hacer con ese tiempo libre que acabas de liberar gracias al incremento de tu productividad?

Recuerda que los grandes realizadores consiguieron muchos de sus resultados porque decidieron HONRAR SU TIEMPO. Tú tienes ahora la ocasión de empezar a adquirir ese mismo compromiso y hábito.

Como decía el filósofo chino Lao-Tse, “Un camino de mil millas empieza con un simple paso”. ¿Podría ser esta simple automatización el primero de esos pasos en un largo camino de productividad y realización?

Un comentario de “4 ideas para reducir drásticamente el tiempo que dedicas a la gestión de emails

  1. Josep Sanvisens dice:

    Los e-mails, el móvil, las redes sociales como Facebook, pueden ser y son grandes aliados, pero también pueden ser grandes ladrones de tiempo y es muy fácil caer en esto último si no los utilizamos con conocimiento.
    ¡GRACIAS POR TUS CONSEJOS!

Deja un comentario

* El descuento es solo valido para España y para tu primer pedido con el cupón

¡Gracias por suscribirte!

¡AHORA SOLO FALTA UNA COSA!

Te hemos envíado un email de confirmación para que podamos verificar que es una persona real. Cuando confirme su email, le llevará automáticamente a una página de Máximo Potencial donde descargará el Audiolibro y verás el código del cupón de descuento.