En nuestro día a día queremos generar avances en múltiples áreas y proyectos. Sin embargo, una cosa son los propósitos, y otra distinta es con lo que nos encontramos y lo que acabamos realizando en nuestro día a día. Observamos que de forma habitual, y con mucha mayor frecuencia de la deseada nos aparecen “ladrones del tiempo” que reducen nuestra productividad y nos frenan en nuestro deseo de avance.

En este artículo vamos a trata de identificarlos, y una vez los conozcamos, propondremos algunas soluciones que quizá puedan ayudarnos a mejorar nuestra productividad.

¿Qué son los ladrones del tiempo?

Generalmente son todas esas cuestiones que nos aparecen de forma inesperada, y que al atenderlas no conseguimos los resultados que pretendemos. Observaremos que hay otras que aún no siendo inesperadas, acabamos prestándoles atención, provocando así una reducción importante en nuestra productividad. Sería el caso de las redes sociales, que aún sabiendo que son y cómo funcionan, en ciertos casos acabamos generando los impactos nosotros mismos en momentos inadecuados.

¿Cuáles son los principales ladrones del tiempo?

1 – Teléfono

Cada vez que suena el teléfono tendemos a responderlo. Ello supone que cambiemos nuestro enfoque desde la tarea que estábamos tratando de acometer hacia la llamada. Hacerlo así supone que cualquiera que nos llame cuenta con el derecho de interrumpir nuestro trabajo, y desviar nuestra atención hacia otro sitio.

Recibimos todo tipo de llamadas. Unas son importantes, otras no. La cuestión es que cuando suena, difícilmente podemos discriminar en función de la importancia. Como mucho podríamos conocer quién es el interlocutor que llama, pero no la materia de la que quiere hablarnos, ni la urgencia o importancia de la cuestión a plantear.

Para evitar esta situación podríamos establecer unas franjas de atención telefónica. Las llamadas que entren en ese horario las atendemos. Fuera de las mismas, cuando nos dedicamos a enfocarnos en ciertos proyectos o trabajos, el teléfono lo mantenemos apagado (si se trata del móvil), o comunicamos a nuestro entorno más cercano que entre determinadas horas no atendemos llamadas para que no nos las desvíen. Tanto en un caso como en el otro, obtendremos un registro de las llamadas recibidas que no han podido ser atendidas, y establecemos un horario con posterioridad para responderlas todas de forma continuada.

Cuando pongamos en práctica este hábito, nos daremos cuenta que muchas de esas llamadas realmente podían esperar nuestra respuesta, y que no era necesario atenderlas en el momento se han producido. Observaremos que cuando lo hagamos así, aumentaremos nuestra productividad, sin perder absolutamente nada, pues en cualquier caso, las cuestiones planteadas acaban siendo atendidas en su debido momento.

2 – Email

El email puede acabar siendo otro ladrón de nuestro tiempo si no aprendemos a manejarlo adecuadamente. Podemos llegar a alcanzar un hábito que puede llegar a ser incluso obsesivo al responder los emails cuando entran, de forma inmediata. Pocos emails requieren una respuesta inmediata. Si realmente fuese algo urgente, quizá nuestro interlocutor habría optado por una llamada telefónica en lugar de mandar un email, con lo que aunque no lo parezca, contamos con un cierto margen de tiempo para su respuesta.

Si adoptamos el hábito de responder los mails de forma inmediata, podríamos acabar dedicando la mayor parte de nuestro tiempo a contestar emails. Al final del día, nos preguntaríamos, ¿qué he hecho hoy?, y muy probablemente encontraríamos que la respuesta a esta pregunta sea “responder emails”.

Para evitar esta cuestión, la propuesta puede ser realizar respuestas de emails que han sido previamente calificados, y que se encuentran en un grupo cerrado. Así, estableceremos una franja horaria a lo largo de la mañana y/o de la tarde para responder emails, en las que atenderemos todas aquellas cuestiones que surjan de los mails que hemos clasificado como “responder” previamente. Destacamos que no respondemos todos los mails que tenemos en nuestra bandeja de entrada, sino aquellos que previamente hemos filtrado, y que efectivamente requieren una respuesta por nuestra parte. Evitamos así volver a caer en la tentación de acabar respondiendo otros muchos que no estaban en esa lista cerrada. Todo lo que requiera respuesta, lo incluimos en la lista, y los respondemos en la siguiente franja horaria.

La gestión de email en listas cerradas supone un avance importante, pues delimita muy bien qué es lo que debe ser respondido, y si a esto le sumamos que establecemos el cuándo debe ser respondido, observaremos que acabamos dedicando un tiempo limitado a esta tarea importante, aumentando así nuestra productividad y resultados.

Otra de las sugerencias que podríamos hacer respecto a la gestión de emails es eliminar los avisos, tanto sonoros como visuales a la recepción de cualquier mensaje. Si cuando estamos trabajando en cualquier proyecto o tarea, nos aparece una ventana o aviso con un email, tendremos una gran tentación a coger el ratón de forma inmediata para hacer click en el mail y ver qué nos han escrito. En definitiva, que acabaremos perdiendo nuevamente el enfoque en lo que estábamos haciendo para curiosear de qué se trata. Sea lo que sea, lo acabaremos viendo y resolviendo como ese asunto merece con posterioridad, según el procedimiento descrito anteriormente.

3 – Aplicaciones digitales (Whatsapp, Messenger, …)

En el contexto actual, las nuevas aplicaciones disponibles en nuestros dispositivos móviles requieren más inmediatez en nuestra respuesta. Cuando alguien conoce nuestro número de teléfono, le podemos acabar entregando una parte de nuestra productividad. Basta conocer nuestro número de móvil para poder entrometerse en nuestra vida cuando quieran. La última genialidad de este sistema de marcar en color verde los mensajes recibidos, y en azul los leídos aumenta aún más si cabe la necesidad de una inmediatez en la respuesta. Cuando aparecen los “ticks” en color azul, nuestro interlocutor sabe que lo hemos leído, y eso puede acabar ocasionándonos la necesidad de responder rápido. Pues no. Es necesario poner límites a la gestión de estas aplicaciones, y gestionarlas de tal forma que en modo alguno supongan una pérdida de productividad en nuestro día a día.

Y si por si todo ello fuese poco, basta que alguien introduzca nuestro número de teléfono en algún grupo donde ante cualquier input, todo el mundo se cree en la necesidad de responder, acabando generando un número incesante de sonidos, alertas, mensajes,… por cuestiones que si lo analizamos bien, en la mayoría de las ocasiones, pueden y deben esperar.

Igual que hacíamos con los emails, debemos establecer los límites que establezcamos oportunos para estos sistemas.

Una buena práctica podría ser silenciar todo tipo de comunicaciones para permitir que cuando nosotros tengamos a bien mirarlo, lo veamos todo de forma conjunta, sin necesidad de ser interrumpido cada vez que alguien quiere escribir cualquier cosa.

Establecer una franja horaria para responder whatsapps, igual que hacíamos con los emails puede ser una buena práctica que nos ayudará a gestionar mejor nuestro tiempo, y evitar que este “ladrón del tiempo” que se ha incorporado en nuestras vidas recientemente se acabe apoderando de nuestra acción y productividad.

4 – Redes sociales

La gestión de las redes sociales es otra de las cosas que ocupa un cierto tiempo en nuestro día a día. Si es algo que nos gusta, nos relaja, o que nos apetece, está muy bien que lo hagamos y las sigamos, pero en modo alguno podemos permitir que nos ocupen más tiempo y atención de la que deseamos.

Para ello, podríamos comprometernos a no entrar frecuentemente a ver qué opina nuestro entorno sobre cualquier cuestión que esté sucediendo en cada momento, sino reservar un cierto tiempo hacia el final del día, o en otros momentos donde nuestra productividad es más baja. Sabemos que lo que habitualmente se publica en redes sociales NO es importante, y por lo tanto, es algo que podemos ver y atender cuando nuestros niveles de energía están más debilitados, y no tenemos otras cosas que hacer.

Cuando analizamos las publicaciones que hacen personas de nuestro entorno, y hacemos un seguimiento de las horas y la frecuencia con la que publican, descubrimos lo ocupados que están, y cómo debe ser su productividad. Resulta curioso observar los argumentos de “falta de tiempo”, de “lo ocupados que están”,… de personas que a pesar de estos comentarios, realizan publicaciones constantes, y en horas donde se supone que deberían estar trabajando. Si hay algo que puede acabar resultando evidente es precisamente esto, por lo que en primer lugar por nuestra productividad personal, y además por no demostrar nuestra falta de coherencia con nuestro entorno, debemos evitar esta práctica.

Establecer un compromiso firme con nosotros mismos para no caer en esta tentación es algo importante que debemos hacer y cumplir.

Además, podemos configurar bien las redes para evitar que genere una comunicación, alerta, email,… cada vez que a alguien se le ocurre pinchar en “Me gusta” a cualquiera de las cosas que hemos incluido. Si lo pensamos bien, basta un simple click de alguien para entretenernos, y esto es algo que debemos evitar y solucionar.

Las redes sociales pueden acabar siendo uno de los principales “ladrones del tiempo” y de nuestra productividad.

5 – Reuniones

¿No tenemos la sensación de que cuando el entorno no sabe qué hacer se dedica a reunirse? ¿Para qué? ¿Con qué objetivo?

En las reuniones se consume mucho de nuestro tiempo, y según cómo se enfoquen, pueden acabar resultando poco productivas. Para tratar de obtener la máxima eficacia de este hábito de reunirnos, podemos imponer ciertas condiciones :

a. Antes de reunirnos, todos los asistentes debemos contar con un orden del día claro. Debemos saber todos por qué nos reunimos, para qué nos reunimos, y qué pretendemos obtener/solucionar/aclarar en la reunión
b. Limitar la duración de la reunión. En el orden del día del punto anterior, podríamos establecer un tiempo máximo para abordar cada uno de los puntos en cuestión.
c. Determinar quién va a ser el «conductor» de la reunión, y limitar al máximo el número de participantes. Está demostrado que cuantas más personas participen en la reunión, más dispersión existirá en las medidas y soluciones a adoptar. Debemos tratar de que asista el menor número de personas posible. Aquí se cumple aquella famosa regla de que “menos es más”
d. Para cada uno de los puntos, determinar cuál es la conclusión, y efectuar un resumen de las conclusiones obtenidas.
e. Determinar qué personas son las responsables de poner en acción cada uno de los puntos acordados, y establecer unas fechas de vencimiento para cada cuestión.

Observaremos que cuando nos impongamos esta disciplina, acabaremos consiguiendo dos cosas. La primera es tener muchas menos reuniones de las que tenemos actualmente. Cuando nos obliguemos a seguir este orden y disciplina, comprobaremos que la tendencia a reunirnos será muy inferior. En segundo lugar, las reuniones que tengamos serán mucho más efectivas, en cuanto a que saldremos de ellas con un plan de acción, responsables, vencimientos,…, que producirán avance en la dirección de los objetivos establecidos

6 – Interrupciones

¿No nos pasa habitualmente que nuestro entorno nos interrumpe cada vez que se le ocurre una cosa o tiene una duda? ¿No sería más productivo para todos poder acumular todas las consultas para tratar de resolverlas todas conjuntamente en un mismo acto?

Establecer límites y hacer partícipe a nuestro entorno de nuestro deseo de incrementar la productividad pueden ser los mejores aliados en este caso para acabar resolviendo esta cuestión. Si los demás no saben el impacto de sus interrupciones, podrían no tener intención de cambio. Por ello, es importante hacerlos partícipes en este proyecto y objetivo. Observaremos que tanto ellos como nosotros acabaremos ganando y mejorando nuestra productividad.

Llamadas telefónicas, emails,… son muy importantes, pero es probable que muchas de ellas no están en sintonía con nuestros objetivos. Si lo que queremos es generar avance en el camino hacia nuestras metas, y conseguir la realización y felicidad derivada del progreso en ese camino, debemos ser muy selectivos en la gestión de estos “ladrones del tiempo”. Si no lo hacemos, tendremos la sensación de haber trabajado mucho, pero en definitiva nos quedaremos con la sensación de no haber conseguido avances, y eso, puede incluso acabar generando insatisfacción y frustración. Todo. Absolutamente todo se puede hacer siempre que le demos a cada cosa la prioridad que tiene. Cuando aprendemos a hacerlo así, somos nosotros los que alcanzamos el manejo de nuestro tiempo. Nos sentiremos con “el timón” bajo control para hacer lo que verdaderamente suma y genera progreso en nuestra vida, no permitiendo que cualquier cosa o persona nos interrumpa de cualquier modo para distraer nuestro enfoque y debilitar nuestra acción.

Un comentario de “Descubre los 6 ladrones del tiempo y cómo vencerlos

  1. Tanya Gonzalez dice:

    Estoy de acuerdo en que todos estos son ladrones de nuestro tiempo y que uno se da cuenta y lo ignora y seguimos dando prioridad a estos en lugar de nuestras actividades. Es muy buena idea el fijar un horario para responder a todos estos ladrones de tiempo y dar prioridad a lo verdaderamente importante para evitar problemas en todos los sentidos.

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