¿Sabes cómo establecer prioridades para mejorar la gestión del tiempo?

¿Cuánto tiempo dedicamos cada día a responder e-mails, llamadas telefónicas, resolver dudas o problemas? Si efectuamos un análisis en profundidad nos daremos cuenta que muchas de esas cuestiones que realizamos son rutinas que poco o nada tienen que ver con nuestros objetivos. Así, establecer prioridades resulta algo fundamental para que nuestra acción y enfoque estén siempre en la dirección de las metas que deseemos alcanzar.

Estas prioridades podrán surgir del proceso de planificación que debemos realizar. Para ello, al comienzo de cada semana podemos establecer los objetivos a alcanzar durante la misma, y con posterioridad, diariamente determinamos qué objetivos semanales serán acometidos durante cada día. En estos momentos que dedicamos a la planificación seremos capaces de discriminar entre lo que sí es importante y prioritario para nosotros, y lo que no lo es.

Resulta frecuente responder los mails conforme nos llegan. Ocurre lo mismo con el teléfono y otras muchas cuestiones que nos van sucediendo de forma cotidiana. La cuestión es determinar si ese mail, llamada, o en definitiva, la tarea en la que invertimos nuestro tiempo están de algún modo en sintonía con nuestros objetivos. Muy probablemente no lo estén, y simplemente lo acabamos atendiendo por inercia, generando así una baja productividad y una gestión del tiempo no adecuada.

La idea sería cambiar el planteamiento reactivo, basado en la atención a todo lo que se nos presenta por un planteamiento proactivo y selectivo, en el que nos concentramos en aquello que es importante para nosotros.

¿Supone esto que no tenemos que atender los mails o llamadas que recibimos?

De ninguna manera. Al final lo podemos atender todo. Ahora bien, se trata de no reaccionar en función de la urgencia, sino de la importancia. Lo interesante en este caso es establecer esas prioridades para evitar cualquier “ruido” o distracción que nos haga perder atención en lo que necesitamos desarrollar. Esto es perfectamente compatible con la posibilidad de establecer unos ciertos espacios de tiempo a lo largo del día para realizar esas tareas que hemos definido como no estratégicas o poco alineadas con los objetivos. Precisamente las horas de menor productividad, como por ejemplo las últimas horas del día, pueden ser aprovechadas para estas tareas. En estas horas estamos más cansados, y tenemos menos capacidad de concentración. Así, emplearlas en atender estas cuestiones podría estar muy bien, pues además, durante las horas de mayor productividad nos hemos concentrado en las cuestiones más importantes para nuestros objetivos.

Observamos así que establecer prioridades es una de las claves más importantes para mejorar la gestión del tiempo.

0 comentarios de “Cómo establecer prioridades para mejorar la gestión del tiempo

  1. HANSI ALONSO dice:

    De la misma en que planificamos la semana, podemos estructurar cada día para sacarle el máximo provecho, o igualmente proyectar esto a mayor escala, como el mes por ejemplo.

  2. Miguel Angel dice:

    Hola Josep,

    Efectivamente, podemos tener la tentación de enfocarnos en las cosas más sencillas, que nos ocupan, pero realmente no están relacionadas con los objetivos que pretendemos alcanzar. Cuando hacemos cosas así, nos sentimos ocupados, y eso nos genera tranquilidad. Realmente estamos trabajando, si bien podríamo dejar al margen las cuestiones verdaderamente importantes.
    A través de estas reflexiones, la idea es retomar el mando de nuestra acción enfocada a nuestros objetivos. Estar ocupado no es la clave, sino trabajar y dedicarnos a lo que verdaderamente nos tenemos que dedicar.

    Muchas gracias por tu comentario y aportación!

  3. Josep Sanvisens dice:

    Puede ocurrir que responder e-mails, hacer una llamada por teléfono u otra actividad semejante, ahora en este momento sea más placentera que un trabajo importante relacionado con nuestras metas. Entonces caemos en la trampa de posponer lo importante y hacer lo agradable y fácil pero no productivo en primer lugar.
    GRACIAS POR AYUDARNOS A EVITAR ESTE ERROR MIGUEL ANGEL.

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