Es frecuente que las personas de negocio estén ocupadas, muy ocupadas. De hecho, muchas personas entienden que el negocio (business) y el estar ocupado (busyness) son dos conceptos íntimamente ligados entre sí. Sin embargo, entiendo que el modo de actuar de cualquier emprendedor debería estar enfocado hacia los resultados, y no tanto hacia la ocupación.

Para resolver esta cuestión, te propongo que respondas algunas preguntas :

1 – ¿Cuál es tu productividad actual con el nivel de ocupación que tienes?.

2 – ¿Respondes tus e-mails, llamadas,… en todo momento a lo largo del día?.

3 – ¿Cuántas reuniones tienes diariamente?. ¿Son realmente efectivas?. ¿Son verdaderamente necesarias?.

4 – ¿Tienes establecidas por escrito cuáles son tus metas en los distintos ámbitos de tu vida (profesional, personal, …)?.

5 – ¿Estás consiguiendo avances constantemente en la dirección de tus metas?

6 – ¿Has realizado ya una visualización de qué va a ser tu negocio y vida dentro de 25 años?. ¿Dónde estarás?. ¿Qué habrás conseguido?.

7 – Analiza durante 3 días todas las tareas que desempeñas. ¿Es realmente imprescindible que las hagas tú?. ¿Has encontrado algunas taress que puedan ser delegadas para dedicarte a dirigir el rumbo que te has propuesto para alcanzar tus metas?.

En las respuestas a estas 7 preguntas encontrarás una «radiografía» de tu situación actual, y estarás en mejores condiciones para poder determinar si tu ocupación actual (busyness) es lo que necesita tu negocio (business). Es muy probable que no. Es muy probable que te hayas dado cuenta que efectivamente debes realizar cambios para medir tu progreso no tanto por tu ocupación, sino por la contribución que tus acciones tengan sobre la consecución de tus objetivos.

Es posible que muchas de tus tareas actuales sean rutinarias. Que las hagas porque es fácil dejarse llevar por la dinámica diaria, porque hasta ahora no te lo habías planteado, y evidentemente, porque siempre es más sencillo repetir lo que vienes realizando que no parar, reflexionar, decidir y empezar a cambiar tus hábitos. Son precisamente éstos, los hábitos lo que más te costará cambiar en tu día a día. Sin embargo, lo que te propongo no es nada complicado, ni necesita un análisis muy complejo. Intenta seguir estos 7 pasos e intenta dar un salto en tu productividad que te permita trabajar en lo verdaderamente importante para ti, que son tus objetivos :

1 – Análisis de partida. Debes conocer tu situación actual. Las preguntas anteriores te ayudarán a ello, y puedes utilizarlas como punto de partida.

2 -Escribe tus objetivos y señala un plazo para la consecución de cada uno de ellos.

3 – Escribe todas las cuestiones que creas que ahora mismo te podrían estar limitando para conseguir tus objetivos.

4 – Analiza tu día a día. Trata de delegar todo aquello que pueda ser delegable. Cambia la ejecución de las tareas por la supervisión de la tareas delegadas.

5 – Trata de analizar dónde están tus «fugas de productividad» (reuniones, atención de llamadas telefónicas, e-mails, …).

6 – Realiza una planificación de tu día a día, y establece ya, a priori, qué tiempo vas a dedicar diariamente a todas esas cuestiones que has identificado en el punto anterior como «posibles fugas de productividad».

7 – Concentra actividades de un mismo tipo en bloques de tiempo, y hazlas todas a la vez. No es lo mismo realizar 10 llamadas a lo largo de toda la mañana, con constantes saltos de tarea en tarea, que realizarlas todas juntas en un bloque de 30 ó 45 minutos. Verás que con esta práctica, tu productividad aumentará de forma considerable. Las llamadas que no hayas podido atender durante ese bloque, las podrás atender en el próximo bloque de tiempo que asignes por la tarde. Lo mismo ocurriría con los e-mails, las reuniones, … Todo. Prácticamente todo puede ser planificado, y ello te ayudará a incrementar tu productividad. No obstante, planifica también un porcentaje de tu tiempo diario para los imprevistos. Sin duda, surgirán. Sin embargo, habrás acotado el problema en gran medida, y ya sólo habrá una pequeña parte de tu tiempo fuera de control. Actualmente, la parte de tu tiempo sin planificar, y probablemente sin control, podría ser importante.

La práctica de estos siete puntos podría incrementar tu productividad. Ello significa que todo lo que estás haciendo actualmente, podrías ser capaz de hacerlo pero en menos tiempo. ¿Te gustaría?. Te aseguro que no es complicado, y sí te ayudará a «engrasar» el motor de tu negocio, que probablemente seas tú.

Te recomiendo la lectura de seis artículos que te ayudarán a mejorar tu productividad :

Planificación efectiva de reuniones.

Diez falsos mitos de la planificación del tiempo.

Seis pasos para convertir un plan en acción.

Siete consejos para recuperar el control de tu vida en el entorno digital.

Los 30 minutos más importantes de la semana.

Cómo establecer objetivos.

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