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Cómo gestionar las interrupciones : 8 ideas que te ayudarán

¿Sabes cómo gestionar las interrupciones en tu día a día?

Si estás leyendo este blog y más concretamente este artículo es muy probable que estés interesado en tu productividad personal. Si es así, seguro que has encontrado ocasiones en las que a pesar de tus esfuerzos por implantar nuevos hábitos, hacer pequeños cambios en tu gestión de tareas para mejorar tu productividad, lamentablemente te acabas encontrando con un mal que no es fácil solucionar. Se trata de las interrupciones. ¿Las has padecido? Seguro que sí.

Es muy posible que incluso te hayas sentido mal porque cuando se producen acaban mermando esas mejoras que has obtenido con gran esfuerzo al hacer cambios en la gestión de tu día a día. Y ante esto, ¿qué puedo decirte? Pues sinceramente, que no te desanimes. Que lamentablemente es un mal que padecemos con mayor frecuencia de la que deseamos, y que por difícil que parezca, seguimos teniendo algunas herramientas a nuestro alcance para tratar de mejorar esta situación.

Me gustaría compartir contigo algunas ideas que para mí han sido de utilidad, y que quizá puedan ayudarte :

1 – Implica a tu equipo.

Esta es quizá la principal clave para reducir las interrupciones. Tu equipo debe ser consciente de la importancia del perjuicio que causan las interrupciones en tu productividad, y que deben evitarlas. Hazles saber que te molestan, que merman tu productividad, y pídeles un compromiso para ayudarte a resolverlo.

2 – Utiliza bandejas para el intercambio de documentos para la comunicación con tu equipo

Cuando alguien de tu entorno quiere darte una documentación puede tratar de interrumpirte para entregártelo en mano. Evita gestionarlo así. Crea una bandeja de entrada de ellos hacia ti, y de salida, de ti hacia ellos para que podáis dejaros los documentos que unos u otros necesitéis y evitar así las constantes interrupciones.

Cada vez que alguien quiera hacerte llegar algún documento puede dejarlo directamente en tu bandeja para que lo recojas cuando tú puedas. Del mismo modo, cada vez que necesites hacerles llegar un documento, no efectúes constantes llamadas para darlo caso a caso. Déjalo en esa bandeja de salida para que ellos puedan recogerlo todo conjuntamente, sin necesidad de que tú lo tengas que entregar en mano.
Cuando lo gestiones así, observarás que tus interrupciones y las suyas disminuyen al reducir la interacción. Ello no significa que la interacción no sea necesaria, sino que cuando no lo sea, no debes emplear tu tiempo ni el de tu equipo únicamente para intercambiar documentos.

3 – Define espacios de tiempo en los que te reúnes contigo mismo

Cuando una persona está en una reunión, parece que la tendencia a interrumpirlo es inferior que cuando está solo. Pues bien, una posible solución es que consideres que cuando necesites concentrarte para gestionar cualquier cuestión importante, realmente estás reunido contigo mismo. Si lo necesitas, incluso cambia tu lugar de trabajo para poder conseguirlo.

4 – Aprende a decir NO a tu interlocutor

Tratar de complacer a todo el mundo es la herramienta perfecta para no ser productivo. Por lo tanto, cuando te surjan interrupciones haz saber a tu interlocutor que NO es el momento para tratar ese asunto, y emplázalo a otro momento. Toma una breve nota en una lista de tareas pendientes para eliminarlo de tu mente y garantizar que no lo olvidas, y vuelve a ese asunto en cuanto te sea posible.

5 – Concentra los asuntos que quieras tratar con tu entorno

En tu día a día interactúas con cierta frecuencia con muchas de las personas de tu entorno. En la gestión de estas interacciones vas a encontrar la posibilidad de mejorar mucho tu productividad. En lugar de llamar, mandar un mail o interactuar con cada una de esas personas cada vez que te surja algo, ve anotando en una lista todos los asuntos que quieras tratar con ellos. A continuación programa una reunión con la periodicidad que creas oportuna para abordar todos los asuntos pendientes de forma conjunta. Observarás que cuando lo gestiones así, en muy pocos minutos habrás conseguido resolver muchas cuestiones que te habría llevado mucho más tiempo a través de email o teléfono si lo hubieses gestionado asunto por asunto. Además, habrás encontrado un método para evitar muchas interrupciones que habrían surgido de haberlo gestionado de otro modo.

En el FOCUS PLANNER encontrarás un formulario que puede ayudarte a resolver esta cuestión. Lo hemos denominado “TEMAS A TRATAR”, y te permitirá gestionar esto así. Cuando pongas esto en práctica, descubrirás que la gestión de los asuntos pendientes con los demás resulta más sencilla y efectiva.

6 – Apaga tu teléfono fijo, el móvil y otros dispositivos con alarma

Cada vez que suene algún dispositivo, tu atención se dispersará desde tu tarea actual hacia lo que esté sonando. Una buena fórmula para solucionar esto es comprometerte a desconectar tu teléfono, sea fijo o móvil, tus alertas,… antes de iniciar esa tarea que vas a llevar a cabo. Así evitarás esas distracciones que te harán perder el enfoque, mermando así tu productividad.

7 – Comprueba que tienes toda la información que necesitas para resolver tu tarea

¿Te ha ocurrido alguna vez que cuando estás tratando de resolver un asunto encuentras que te falta información para poder acabarlo? Cuando esto ocurre, optas por ir a buscar la información pendiente, o por solicitarlo a alguien de tu entorno. En realidad, lo que está ocurriendo es que tu enfoque en el asunto se acaba perdiendo, y para evitarlo debes comprometerte a comprobar antes de iniciar la tarea que cuentas con toda la información que vas a necesitar para concluir el análisis.

8 – Comprométete a no dejar tareas a medias, sin concluir

Debes sentir que cada vez que dejas una tarea a medias, lo que acabas de realizar es precisamente generarte una interrupción. Trata de gestionar las tareas desde el principio hasta el final. Observarás que tu productividad se multiplica cuando lo haces así. Si de alguna forma observas que te resulta complicado llevarlo a cabo de forma sistemática, plantéate la posibilidad de reducir el tamaño de las tareas. Quizá si las fragmentas y gestionas tareas de menor dimensión que las que tienes en la actualidad, podrás acabar consiguiendo concluirlas de principio a fin.

Espero que estas 8 ideas te sean de utilidad para multiplicar tu productividad personal. Recuerda que en la adecuada gestión de las interrupciones encontrarás una fuente de productividad que te ayudarán a generar avances importantes en la consecución de tus sueños y objetivos.

About the autor:

Licenciado en economía. Empresario. Co-autor del FOCUS PLANNER (www.focusplanner.es) y del libro REVOLUCIÓN POSITIVA. Estudioso de la gestión del tiempo y de la productividad personal. @miguel_guillo

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